Как оценить новое программное обеспечение за 5 шагов

Как руководитель компании, вы понимаете, насколько важно программное обеспечение для ежедневной работы. Технологии играют ключевую роль в вашем бизнесе, и выбор наилучших бизнес-приложений для вашего предприятия представляет собой сложное задание.

Если приобретаете программу, которая не соответствует вашей компании, вы рискуете потерять время, деньги и производительность. Важно научиться оценивать программное обеспечение.

Что такое оценка программного обеспечения?

Оценка программного обеспечения - это процесс определения удобства использования и эффективности приложения или системы для вашего бизнеса.

Поскольку многие производители предлагают бесплатные демонстрации или пробные версии программного обеспечения, вы имеете возможность оценить несколько вариантов перед покупкой.

Почему оценка программного обеспечения важна?

Хотя существует множество программных пакетов, не все приложения одинаковы. Объем и функционал некоторых программ могут не соответствовать вашим потребностям, а другие могут быть неэффективны для вашего бизнеса.

Исследования демонстрируют, что многие компании сожалеют о покупке программного обеспечения, которое не соответствует их потребностям. Неправильный выбор ПО делает компанию менее конкурентоспособной.

Это подчеркивает важность тщательного и стандартизированного процесса оценки программного обеспечения. Правильно проведенная оценка даст вам данные для обоснования выбора программ.

Кто должен принимать участие в оценке программного продукта?

Часто компании жалеют о том, что не вовлекают в процесс оценки группу сотрудников, которые будут использовать это ПО.
Часто необходимо сформировать команду для оценки программного обеспечения, привлечь всех заинтересованных сторон, включая представителей групп, чьи пользователи будут использовать программное обеспечение, сотрудников отдела информационных технологий, а также руководителей и других ключевых лиц компании.

Процесс оценки программного обеспечения

После создания команды первым шагом должно быть разработка процесса оценки программного обеспечения. Ниже приведены пять шагов, которые необходимо включить в процесс, поскольку они подходят для любой компании и различных видов ПО.

1. Почему анализ потребностей важен: ключ к успешной оценке программного инструмента
Прежде чем приступить к оценке программного инструмента, необходимо понять, что именно вы ожидаете от него. Чтобы оценить эффективность инструмента, важно определить основные проблемные моменты, которые вы планируете решить.

Понимание "почему" поможет вам определить "как" устранить недостатки. Например, если ваша цель - улучшить пользовательский опыт, вы можете искать инструменты, предлагающие галерею готовых шаблонов, привлекательную корзину покупок и удобный процесс оформления заказа.

Перед тем как приступить к оценке инструмента, стоит учесть следующие ключевые моменты:

- Кто будет ответственен за процесс оценки?

- Какие финансовые ограничения имеются?

- Каков план оценки?

Цель состоит в том, чтобы создать эффективный рабочий процесс, получить необходимые одобрения и распределить обязанности.

2. Составление списка «обязательных» функций: определение критериев успеха
После того, как вы четко определили проблемные моменты, которые должен решать инструмент, составьте список функций, которые помогут удовлетворить эти потребности. Помимо "обязательных" функций, не забудьте составить список "приятных" функций.

Например, при разработке программного решения для интернет-магазина, ключевые функции могут включать в себя привлекательный интерфейс для изображений с возможностью редактирования, удобный процесс оформления заказа и функционал корзины для товаров. В то же время, автоматическая настройка дизайна сайта может быть дополнительной функцией, которую приятно иметь.

Сформулируйте список важнейших и дополнительных функций, присвоив каждой из них вес (числовое значение), отражающее её значимость для вашего бизнеса – чем более важна функция, тем выше её вес. Общий вес всех функций должен равняться 100 баллам.

3. Выбор партнера: Заключите надежный контракт
Выбор надёжного поставщика программного обеспечения не менее важен, чем выбор функционального инструмента. Учитывая, что покупка ПО предполагает длительное сотрудничество, стоит потратить время и внимательно изучить предложенные поставщиками условия. Здесь представлены некоторые критерии, которые помогут вам оценить поставщика:

• Модели развертывания: Различные поставщики предлагают разнообразные модели развертывания, включая локальное, SaaS и облачное развертывание. Каждая из этих моделей имеет свои особенности в отношении хранения данных, технической поддержки, обновлений и других аспектов. Важно тщательно рассмотреть их перед выбором конкретного поставщика.
• Обеспечение поддержки клиентов: Разнообразие вариантов помощи для клиентов зависит от поставщика услуг. Они могут предоставлять помощь через электронную почту, телефон или чат, в то время как некоторые компании предлагают обратиться к ним только через заявки. Кроме того, услуги поддержки могут быть как бесплатными, так и платными.
• Дополнительное обучение: В зависимости от сложности инструмента, вашим сотрудникам может потребоваться дополнительное обучение перед началом использования. Некоторые поставщики взимают плату за обучение, в то время как другие предлагают бесплатные обучающие материалы.
  
  Если у вас есть знакомые, использующие данный продукт, попросите их оставить отзыв о поставщике. Также можно обратиться к новостным источникам, чтобы узнать, были ли у поставщика случаи нарушения безопасности данных или завышения цен.

4. Расчет общей стоимости владения: Учитывайте как первоначальные, так и скрытые издержки
Теперь, когда вы выбрали наиболее подходящие инструменты для ваших потребностей, настало время оценить общую стоимость владения (TCO).

Давайте рассмотрим, как это можно сделать:

• Исходные затраты на старте проекта: При замене устаревшей системы необходимо учесть расходы на вывод её из эксплуатации или поддержание в рабочем состоянии до замены.
• Расходы на первоначальную конфигурацию: Это относится к издержкам настройки инструмента, включая расходы на приобретение и внедрение оборудования и программного обеспечения.
• Ежегодные издержки: Включают в себя расходы на регулярное обслуживание и эксплуатацию инструмента. Это включает в себя платежи и расходы, связанные с серверным обслуживанием, обслуживанием сетевого оборудования, ежегодными обновлениями, персоналом технической поддержки и административным обучением.
• Прогнозируемые расходы (на пять лет): На основе первоначальной конфигурации и текущих издержек составьте прогноз на следующие пять лет для определения общей стоимости. Также включите в этот раздел расходы на амортизацию и депрециацию. Эти общие издержки помогут вам оценить общую стоимость владения инструментом.
  TCO будет различаться в зависимости от первоначальной конфигурации. Локальное развертывание обычно требует более высоких первоначальных вложений, чем SaaS. Он также будет изменяться в зависимости от лицензирования и подписки, обслуживания и поддержки, миграции данных и затрат на оборудование.

5. Взаимодействуйте с заинтересованными сторонами.
Важно учесть мнения соответствующих заинтересованных сторон, так как они напрямую влияют на покупку: они могут быть конечными пользователями продукта или руководителями процессов, отвечающими за повышение результативности. Вот несколько способов, чтобы каждый человек мог высказаться:

1. Проведите опрос: при участии множества заинтересованных сторон может быть сложно договориться со всеми. Один из простых и эффективных методов сбора обратной связи в таких ситуациях - это проведение опроса.
2. Мозговой штурм в группе: если это подходит всем, найдите возможность для мозгового штурма. Такой подход гарантирует, что все сомнения будут устранены, и вы получите ценные ответы на вопросы.
3. Получите обратную связь индивидуально: старшие заинтересованные лица, ключевые для принятия решений, но не всегда доступные, могут рассмотреть возможность проведения индивидуальных консультаций.

Умение корректно оценивать ПО играет важную роль, поскольку это позволяет сэкономить как время, так и финансовые ресурсы вашей компании. Приобретение программного обеспечения, которое не соответствует требованиям и бюджету предприятия, может привести к снижению производительности и делать ваш бизнес менее конкурентоспособным в долгосрочной перспективе.