Как автоматизация трансформирует выверку счетов в малом бизнесе

С помощью автоматизации проверка бухгалтерской отчетности в малых компаниях становится более эффективной. Процесс подтверждения корректности финансовых записей за неделю, месяц или год, когда бухгалтер внимательно проверяет все счета, сопоставляя их с данными из банка, может быть источником ошибок и затрат времени. В ручную выверку, которую часто применяют в малого бизнеса, зачастую вкладывается много усилий и времени, что отнимает внимание от более значимых задач, таких как анализ и корректировка расхождений.

Внедрение автоматизированных систем значительно упрощает этот трудоемкий процесс, обеспечивая автоматическое сопоставление транзакций с высокой точностью и скоростью. В данной статье мы рассматриваем, как автоматизированная проверка счетов преобразует базовые принципы бухгалтерии.

Что такое автоматическая проверка данных?

Автоматизированная проверка представляет собой умную систему, которая самостоятельно анализирует записи и выполняет эту важную функцию. В случае несоответствий система отправляет уведомления, чтобы специалист мог изучить эти операции.

Принцип работы автоматической проверки данных

Автоматическая проверка данных - это процесс, управляемый программным обеспечением, который сравнивает два набора записей для проверки их совпадения. Обычно это финансовые записи компании и выписки из банка. Вот как это происходит в нескольких простых шагах:

1. Ввод данных: Информация для проведения банковской проверки распределяется по основной бухгалтерской книге, банковским выпискам, дебиторской задолженности, заказам на покупку и другим записям. Система извлекает данные из этих различных источников, включая детальную информацию о расходах, доходах и прочем.
2. Сравнение: Затем система сопоставляет внутренние финансовые записи с банковскими выписками, проверяя соответствие информации о сделках. Цель заключается в выявлении различий между двумя записями о одинаковых сделках, например, наличным чеком и соответствующей записью в банковском счете.
3. Уведомления: Для транзакций, которые не имеют точного соответствия, система предложит наиболее подходящие варианты для вашего утверждения. Это может вызвать другие сигналы тревоги, такие как дублирующиеся или отсутствующие транзакции, которые бухгалтерам придется проверить и согласовать. Обычно они выделены разными цветами для легкости их идентификации.
4. Решение: после этого бухгалтеры проводят анализ отмеченных записей, выявляют ошибки и исправляют их. Со временем вы сможете создавать правила, чтобы программное обеспечение обрабатывало часто встречающиеся исключения, и они больше не потребуют ручного вмешательства. 

Почему автоматическая сверка лучше ручной? 

Проверка бухгалтерских записей с банковскими выписками вручную не только занимает много времени, но и повышает вероятность допущения неточностей из-за монотонности процесса. Требуется высокая степень внимательности и возрастает риск упущений. Например, неоплаченный счёт может остаться незамеченным, что приведет к потере дохода из-за задержки в оплате или невозможности клиента расплатиться. Рассмотрим три причины, почему автоматическая банковская сверка превосходит ручную:

1. Улучшенная визуализация позволяет отслеживать все позиции и статус сверки в режиме реального времени на информационных панелях.
2. Улучшенный контроль благодаря стандартизированным рабочим процессам, расширенному планированию и установке контрольных точек для отслеживания прогресса.
3. Точное управление большими объемами данных с минимальным участием человека, автоматизация сопоставления и балансировки транзакций.

При автоматизации процесса проверки учтите следующие аспекты

Переход к новым технологиям может оказаться нетривиальным, даже если он приносит положительные изменения. Несмотря на значительные выгоды, это также требует усилий по освоению и интеграции в текущие рабочие процессы. 

Важно учитывать следующие моменты при выборе оптимального решения:

• Убедитесь, что ваша бухгалтерия относится к новому программному обеспечению благосклонно. Презентуйте преимущества, предложите обучение и четко определите ожидания. Обратитесь к поставщику программного обеспечения, чтобы узнать, сможет ли он помочь вам с этим переходом.
• Перед тем как инвестировать в специализированное программное обеспечение, изучите возможности проверки, предлагаемые вашей текущей системой учета. Многие малые компании считают, что крупные бухгалтерские пакеты с встроенной проверкой лучше соответствуют их потребностям.
• Если ваша цель — только обновить выверку счетов, то вам подойдёт специализированное программное обеспечение для этого процесса. Важно убедиться, что оно совместимо с вашей текущей системой учёта и сопутствующим программным обеспечением. 

В отличие от универсальных бухгалтерских программ, специализированное ПО часто предлагает расширенные возможности, предоставляющие более индивидуальный подход.