Вот что вам нужно знать о планах повышения производительности

Есть ли в вашей команде неэффективный сотрудник, которому нужна поддержка? Как руководитель отдела кадров или менеджер малого и среднего бизнеса (SMB), вы хотите помочь этому сотруднику совершенствоваться и вернуться в нужное русло. Однако у вас может не быть нужных инструментов или опыта для создания эффективного плана повышения производительности (PIP).

В PIP излагаются четкие цели, действия и меры, которые помогут неэффективному сотруднику улучшиться в установленные сроки. При наличии правильного плана вы сможете обеспечить структурированную поддержку и избежать потенциальных юридических проблем в будущем, если потребуется расторжение контракта. 

Что такое план повышения производительности (PIP)?

План повышения производительности, также известный как план действий по повышению производительности, представляет собой структурированный документ, подробно описывающий ожидания сотрудника и совместные шаги, которые сотрудник и его руководитель предпримут для повышения производительности сотрудника.

В нем описываются конкретные действия и цели сотрудника по устранению недостатков в производительности, а также излагаются поддержка, рекомендации и ресурсы, которые предоставит менеджер, чтобы помочь сотруднику достичь желаемого уровня производительности.

Выделяют шесть общих компонентов PIP:

1. Временные рамки достижения целей: PIP обычно включает конкретные временные рамки, в течение которых от сотрудника ожидается улучшение. Эти временные рамки дают ощущение срочности и помогают эффективно отслеживать прогресс.

2. Действия, которые следует предпринять, если улучшения не будет достигнуто: В плане должны быть четко указаны последствия, если сотрудник не оправдает ожиданий, изложенных в PIP. Это может включать дальнейшие дисциплинарные меры или даже увольнение с работы.

3. Ключевые области и цели развития: PIP должен определить конкретные области, в которых сотруднику необходимо совершенствоваться, такие как навыки, знания, поведение, отношение или продуктивность. Описание должно соответствовать роли и обязанностям сотрудника. Конкретные и измеримые цели в этих областях будут направлять усилия сотрудников по улучшению, обеспечивая четкую цель для достижения.

4. Частота обратной связи: Регулярная обратная связь и проверки имеют решающее значение для успеха PIP. В плане должно быть указано, как часто будут проводиться сеансы обратной связи, позволяющие поддерживать постоянную связь и давать рекомендации.

5. Показатели успеха: Определение измеримых критериев успеха важно для оценки того, достиг ли сотрудник целей, изложенных в PIP. Эти показатели могут включать количественные цели, качественные улучшения или комбинацию того и другого.

6. Объяснение доступной коучинговой поддержки: PIP должен рассказать сотруднику о поддержке и ресурсах, доступных ему, чтобы помочь улучшить свою работу. Это может включать в себя коучинг от менеджера или коллеги, рекомендации от отдела кадров или доступ к инструментам онлайн-обучения или платформам.

Почему планы повышения производительности важны?

Планы повышения производительности - это не просто очередная административная задача или процедура управления персоналом. Они играют важную роль в успехе малого и среднего бизнеса, предоставляя им структурированный способ решения проблем с низкой производительностью. Процесс PIP позволяет им избежать потенциальных юридических проблем и проблем с производительностью в будущем.

В компаниях малого и среднего бизнеса ресурсы часто ограничены, и вклад каждого члена команды имеет значительный вес. Один неэффективный сотрудник может значительно снизить общую производительность и моральный дух команды. А поспешные, спонтанные решения об увольнении открывают перед малыми и средними предприятиями возможность подачи исков о неправомерном расторжении контракта.

Внедрение формального процесса PIP показывает неэффективным сотрудникам, где им необходимо совершенствоваться, и дает им справедливый шанс оправдать четкие ожидания. 

Каковы преимущества планов повышения производительности?

PIP даёт отстающим сотрудникам мотивацию, ресурсы и временные рамки, необходимые для возвращения в нужное русло и предоставляют менеджерам основу для руководства, поддержки и мониторинга процесса улучшения.

Повышение эффективности работы сотрудников и продуктивности

Внедрение PIP дает сотрудникам четкую дорожную карту для улучшения, устанавливающую определенные цели и ожидания, которым они должны соответствовать. Предлагая рекомендации, поддержку и целевые возможности развития, PIP может помочь сотрудникам повысить их производительность. Это может привести к повышению качества работы, эффективности и общего результата.

Лучшее соответствие бизнес-целям

Предприятия малого и среднего бизнеса часто сталкиваются с ограниченными бюджетами и амбициозными целями, и PIP могут быть стратегическим инструментом для приведения производительности сотрудников в соответствие с вашими бизнес-целями. Устанавливая цели по производительности, соответствующие миссии и ценностям вашей компании, вы можете быть уверены, что все работают над достижением одних и тех же целей и способствуют росту и успеху вашего бизнеса.

Усиленная правовая защита и внутренние процессы

Для малого и среднего бизнеса соблюдение законодательства и справедливое обращение с сотрудниками не подлежат обсуждению. Внедрение PIP демонстрирует приверженность справедливым и прозрачным процессам. Это может быть важно, если вы когда-либо сталкивались с юридическими спорами или претензиями, поскольку доказывает ваши попытки дать сотрудникам шанс исправиться, прежде чем будут предприняты более серьезные действия.

Когда вам следует рассмотреть возможность внедрения PIP?

План повышения производительности следует рассматривать при наличии четкой и постоянной схемы проблем с производительностью, которые не были решены с помощью неформальной обратной связи или коучинга. Вот несколько конкретных сценариев, в которых может быть уместен PIP:

• Постоянная неэффективность: Если сотрудник постоянно не оправдывает ожиданий или не достигает поставленных целей, несмотря на предварительные обсуждения и коучинг, PIP может предложить более структурированный подход к устранению разрыва в производительности.
• Конкретные недостатки в производительности: Когда у сотрудника возникают проблемы с производительностью в определенных областях, таких как пропущенные сроки, ошибки или низкое качество работы, целенаправленный PIP может помочь решить эти проблемы напрямую.
• Проблемы с поведением, влияющие на производительность: Если поведение сотрудника негативно влияет на его производительность или динамику команды, PIP может решить эти проблемы с поведением и изложить ожидания от профессионального поведения.
• Для поддержки развития сотрудников: В некоторых случаях вы можете использовать PIP в качестве упреждающего инструмента, помогающего поддержать развитие сотрудника, который демонстрирует потенциал, но для его реализации требуется дополнительное руководство и структура.
• Документация для возможного увольнения: Если проблемы с производительностью сохраняются, несмотря на предыдущие вмешательства, PIP может служить официальной документацией об усилиях компании по решению проблем и оказанию поддержки, что может быть важно в случае, если сотрудника в конечном итоге уволят.

Когда вам следует избегать использования PIP?

Хотя PIP полезен во многих ситуациях, он может быть не лучшим инструментом в каждом сценарии. Вот несколько ситуаций, в которых вам следует рассмотреть альтернативные методы:

• Незначительные или изолированные проблемы с производительностью: Если проблема с производительностью сотрудника является временным упущением, а не постоянной закономерностью, это может не служить основанием для внедрения PIP. В этих случаях, возможно, было бы лучше устранить инцидент с помощью коучинга, обратной связи или простого напоминания об ожиданиях.
• Грубый проступок: Если действия сотрудника связаны с серьезными нарушениями политики компании, этических норм или незаконной деятельности, возможно, нецелесообразно использовать PIP. В этих случаях лучшим выбором могут быть немедленные дисциплинарные меры.
• Отсутствие четких ожиданий или обучения: Если проблемы с производительностью являются результатом неясных ожиданий или неадекватного обучения, основное внимание следует уделить разъяснению того, что ожидается от сотрудника, и предоставлению ему необходимого обучения, а не внедрению PIP.
• Личные конфликты или несоответствия: Когда возникают конфликты или разногласия между сотрудником и его командой или руководством, PIP может не решить лежащие в их основе проблемы. Рассмотрите альтернативные методы разрешения споров.

Преобразование производительности с помощью эффективного внедрения PIP

Реализация плана повышения производительности в первый раз может оказаться сложной задачей, но это стоит затраченных усилий. Приведенные выше советы помогут вам внедрить PIP, который повысит производительность сотрудников, укрепит культуру рабочего места, ценящую постоянное совершенствование, и защитит ваш бизнес от судебных исков.