Как избежать ненужных затрат при переходе на другое программное обеспечение

Сегодня мы расскажем, как определить и избежать ненужных затрат при переходе на другое программное обеспечение. Мысль о переходе на новую программу вам приносит как радость, так и беспокойство: с одной стороны, это обещает увеличение эффективности и оптимизацию бизнес-процессов, но с другой стороны, вы рискуете столкнуться с непредвиденными расходами, которые могут нанести ущерб вашему бюджету, результатам и ресурсам компании.

Переход на новое программное обеспечение несет с собой определенные затраты, и их заблаговременное выявление поможет избежать нежелательных сюрпризов. Однако с правильной стратегией ваша компания сможет обновить ПО без каких-либо проблем. 

Каковы затраты перехода на другое программное обеспечение? 

Переход с одного решения SaaS (программное обеспечение как услуга) на другое всегда сопряжен с определенными затратами, которые необходимо учитывать для успешного внедрения новой системы.

• Стоимость пользователей и вспомогательного персонала: Одной из главных затрат является обучение пользователей и сотрудников службы поддержки новой системе. Переход на новое программное обеспечение требует времени и усилий для ознакомления с его функционалом. Поэтому важно обратиться к новому поставщику ПО и внутренним заинтересованным сторонам для создания эффективной программы обучения и минимизации проблем при внедрении новой системы.
• Затраты на управление организационными изменениями: Внедрение нового программного решения также вызывает организационные изменения, которые влекут за собой определенные затраты. Важно обратиться к внутренним заинтересованным сторонам для решения вопросов, связанных с управлением изменениями, таких как коммуникация, обучение сотрудников и пересмотр процессов.
• Стоимость миграции: Следует учесть затраты на миграцию данных из старой системы в новую. Важно привлечь нового поставщика программного обеспечения, текущего поставщика (если таковой есть) и внутренние заинтересованные стороны для планирования и выполнение процесса миграции.
• Плата за досрочное расторжение: В случае действующих договоров с текущим поставщиком программного обеспечения могут возникнуть дополнительные затраты на досрочное расторжение. Важно связаться с текущим поставщиком и тщательно изучить условия контракта, чтобы понять финансовые последствия досрочного расторжения.
• Плата за внедрение: Следует проконсультироваться с новым поставщиком и внутренними заинтересованными сторонами, чтобы понять затраты на внедрение новой системы, включая любые требования к конфигурации, специфичные для потребностей организации.

И, наконец, интеграция новой системы с уже существующими системами может повлечь за собой дополнительные затраты. Сотрудничество с новым поставщиком, внутренними заинтересованными сторонами и соответствующими сторонними поставщиками поможет обнаружить и сократить затраты на интеграцию.
Учтя все эти аспекты и взяв в расчет заинтересованные стороны, организации смогут определить общие затраты на переключение программного обеспечения и осуществить успешный переход на новую систему.

Помимо очевидной выгоды экономии денег для вашего бизнеса, существуют и другие причины, по которым нужно управлять расходами:

1. Нарушение бизнес-целей: неэффективная оценка затрат и ресурсов может привести к задержкам, неудовлетворительным результатам или даже невозможности достижения поставленных целей.
2. Проблемы с персоналом и ресурсами: переход на новое программное обеспечение требует специальных ресурсов и усилий, которые могут отвлечь внимание от текущих задач и приоритетов. Это может повлиять на сроки и общий прогресс в реализации основных инициатив.
3. Риск для общего бюджета: неправильная оценка денежных затрат на переход может привести к неточным прогнозам бюджета. Привлечение новых служб поддержки, работа с внешними сервисами или неожиданные расходы могут привести к превышению бюджета, выделенного на переход.

Как определить и избежать ненужных затрат при переходе на новое ПО?

В процессе смены программного обеспечения необходимо тщательно контролировать расходы и избегать неожиданных затрат. Ниже представлен пошаговый подход, который поможет вам определить и предотвратить ненужные траты при смене ПО, обеспечивая наиболее экономичный переход. 

Шаг 1: Оценка необходимости обновления программного обеспечения

Перед тем, как погружаться в процесс перехода на новое программное обеспечение, важно оценить текущую ситуацию и выяснить, действительно ли такой переход необходим и выгоден для вашего бизнеса. Стоит рассмотреть и другие варианты, такие как обновление, оптимизация или интеграция с уже существующим ПО.

Для того чтобы произвести оценку, сформулируйте желаемый результат и бизнес-цели, которые вы хотите достичь с помощью нового программного обеспечения. Это позволит вам оценить эффективность текущего поставщика и узнать, существуют ли решения, которые можно изучить вместе с ним перед переходом.

На данном этапе полезно привлечь ИТ-команду или назначить руководителя, ответственного за внедрение нового программного обеспечения. Они могут помочь вам вести диалог с заинтересованными сторонами, такими как финансовый отдел, отдел кадров, юристы и т.д. Эти специалисты смогут объяснить не только необходимую функциональность нового ПО или проблемы качества, которые требуют изменений, но и конкретные бизнес-результаты, которые улучшатся при переходе.

Например, финансовый отдел может стремиться автоматизировать процесс составления отчетов или выставления счетов, а отдел продаж и маркетинга может рассчитывать на больше возможностей в использовании инструментов маркетинга в социальных сетях. Ит-руководители должны попросить каждую группу объяснить, почему текущий функционал не удовлетворяет их целям. Важно проверить, изучили ли они полностью все возможные модификации или дополнения с вашим текущим поставщиком, прежде чем сделать вывод о том, что у него нет необходимого функционала.

Такой подход поможет определить, в каких аспектах ваше существующее программное обеспечение недостаточно эффективно и гарантирует, что новый выбор лучше будет соответствовать требованиям вашего бизнеса. Интеллектуальный переход на новое ПО может сэкономить время и деньги, повышая эффективность повседневных операций.

Шаг 2: взаимодействие с заинтересованными сторонами, чтобы подготовиться к переходу

После определения необходимости изменения программного обеспечения пришло время собрать ключевых заинтересованных сторон для согласования возможных затрат, показателей успеха и ожиданий поставщиков.

Объедините кросс-функциональные команды, чтобы провести мозговой штурм вероятных расходов, таких как перенос данных, обучение сотрудников, интеграция систем или любые другие ранее описанные расходы. Возможно, не удастся оценить все связанные затраты, но попытка сделать это поможет в планировании и будет важной при переговорах с новым поставщиком.

Определите конкретные количественные показатели успеха после перехода на новую платформу. Например, ожидайте увеличения коэффициента конверсии лидов на 15% в течение первых шести месяцев. Такая измеримая цель поможет сфокусировать усилия и оценить окупаемость инвестиций.

Установите четкие ожидания в отношении обучения, поддержки и ресурсов, которые должен предоставить поставщик во время и после адаптации для обеспечения плавного внедрения. Просмотрите все предыдущие или текущие отношения с этим поставщиком, чтобы выявить возможности для переговоров о более выгодных ценах.

Проконсультируйтесь с IT-отделами относительно необходимых обновлений инфраструктуры и ресурсов разработки, необходимых для поддержки новой платформы и интеграций. Учтите все эти технические требования при планировании и составлении бюджетов.

С учетом мнения всех заинтересованных сторон создайте подробный план перехода, включающий временные рамки, распределение бюджета, обязанности команды и показатели успеха. Согласование действий между подразделениями и прогнозирование затрат позволяют принимать обоснованные решения в области программного обеспечения, эффективно вести переговоры и свести к минимуму сбои в работе бизнеса во время перехода.

Шаг 3: Сокращение расходов с помощью нового поставщика.

Собрав информацию о возможных затратах на переключение и определив рычаги влияния на переговоры, ИТ-руководители могут установить сотрудничество с новым поставщиком, чтобы минимизировать расходы и ускорить внедрение.

При заключении контрактов особенно важно ясно преподнести все потенциальные затраты на переход. Указание на расходы, которые могут быть зафинансированы конкурирующими поставщиками, может убедить нового поставщика предоставить вам некоторые привилегии, такие как снижение определенных платежей или поддержка в переходном периоде. ИТ-руководители должны убедиться, что поставщик готов сократить некоторые расходы, предлагая финансовую поддержку или добавочные услуги, такие как техническая поддержка.

Если другие подразделения вашего бизнеса уже сотрудничают с этим поставщиком, попробуйте объединить контракты или получить больше лицензий. Это может помочь вам получить поддержку при переходе на новый продукт. Если вы покажете поставщику, что собираетесь интегрировать продукт в свой бизнес, это увеличит ваши шансы на достижение более выгодных условий.

ИТ-руководители также должны стимулировать поставщика к активному участию в ускорении развертывания. Например, переговоры с поставщиком о предоставлении ресурсов для обучения помогут сократить время обучения сотрудников. Обращение за помощью в переносе данных позволит ИТ-отделам отвлечься от других приоритетов. Убедившись, что ваша инфраструктура совместима с самого начала, вы сможете избежать проблем с интеграцией в будущем.

Благодаря прямому сотрудничеству с поставщиком организации могут ускорить сроки внедрения, сократить проектные затраты и максимизировать ценность. Однако ИТ-руководители должны проявлять инициативу в переговорах и быть готовыми остановить сотрудничество, если поставщик не может удовлетворить главные потребности в переходе.

Смена программного обеспечения может быть сложной задачей, но помните, что поставщики заинтересованы в вашем бизнесе. ИТ-руководители, которые готовы с детальными прогнозами затрат и четкими требованиями, смогут вести переговоры более эффективно. С близким сотрудничеством с поставщиками компании смогут плавно перейти на новую технологию и контролировать расходы.

Эффективное снижение затрат на коммутацию программного обеспечения

Оптимизация затрат на внедрение программного обеспечения — дело серьезное. Однако с правильной стратегией этот процесс может пройти плавно и экономически эффективно. Все сводится к трем основным шагам: оценка реальной необходимости изменений, сотрудничество с командой для улучшения процессов и переговоры с поставщиками для достижения оптимальных условий.

Инвестиции в тщательное планирование позволят плавно перейти на программное обеспечение, которое соответствует целям компании. Такой подход гарантирует, что сможете использовать преимущества более совершенной системы, не перегружая бюджет. Контролируйте расходы, связанные с внедрением программного обеспечения, и откройте дверь своей компании к будущему успеху.